テレワーク（在宅勤務）の導入と労務管理について
最近、新型コロナウイルス感染症の影響もあって「テレワーク（在宅勤務、在宅ワーク）」を導入する企業が増加しています。
ただテレワークを導入するとこれまでと同じ労務管理方法は適用しにくくなるでしょう。
労働時間の管理方法を工夫したり就業規則を変更したりしなければならない企業も多数あります。
就業規則を変えずに在宅勤務をさせると「労働基準法違反」になってしまう可能性もあるので注意しましょう。
今回はテレワークを導入するときに押さえておきたい労務管理方法の変更点や就業規則の定め方を弁護士が解説します。
1．そもそもテレワークとは
テレワークとは、情報通信技術を使って「オフィス以外の場所」ではたらく就業形態全般をいいます。社外のワークスペース、取引先、電車での移動時間などにパソコンやタブレットなどを使って仕事をする場合、すべてテレワークとなります。
「在宅勤務」「在宅ワーク」は「自宅」という「オフィス以外の場所」ではたらく就業形態なので、「テレワークの1種」といえるでしょう。
在宅勤務を導入すると、労働者はいちいち会社に来なくてよいので時間や労力を節約できます。会社にとっても余分な交通費の支給が不要となり、従業員の仕事を効率化できて生産性が高まるなど、さまざまなメリットがあります。
今後、世界中で情報通信技術が発展していくのはほぼ確実な状況ですから、テレワークや在宅勤務の需要はどんどん高まっていくでしょう。
2．テレワークと労務管理
企業がテレワークを導入する場合には、労務管理体制の構築や変更に注意が必要です。
在宅勤務の場合、労働者がいつどのような仕事をしているか、企業側は直接確認できません。会社に出勤していれば「始業時刻から就業時刻」までの労働時間や「休憩時間」などを簡単に管理できますが、在宅の場合にはそういった線引きが難しくなってしまうのです。
しかし労働基準法上、労働者が「時間外労働」や「深夜労働」をしたら割増賃金を払わねばなりませんし、休憩も与えなければなりません。
そこで、在宅勤務の労働者の労働時間の把握が重要なファクターとなります。
3．労働時間を把握する方法
在宅勤務労働者の労働時間を把握するには、以下のような対応をしましょう。
3-1．始業・終業時刻の管理
まずは始業時刻と就業時刻を把握しなければなりません。基本的には労働者からの「自己申告」によって対応しましょう。上長への電話やメール送信、勤怠管理システムへの入力などの方法を利用するのが一般的です。
また申告された労働時間と、実際のパソコンの使用時間や業務の進捗状況などから推測される労働時間との差が激しい場合、実態調査を行って正しい労働時間を把握すべきケースあります。
残業時間についても注意が必要です。自己申告の労働時間数に上限をもうけるなど、時間外労働を回避するようなルールをもうけてはなりません。時間外労働を避けたいときには、業務命令として時間外労働を禁止しましょう。
3-2．在席確認
在宅勤務の場合、実際に労働者が労働時間中に仕事を続けているかがわからないので「在籍確認」の方法を策定しておく必要があります。
たとえば以下のような対応が考えられます。
- リモートで労働者のパソコンの画面を把握できる労務管理ツールを利用する
- 休憩明けにメールを送るルールを作る
- 必要に応じて電話をかけて在籍確認する
3-3．休憩時間について
労働基準法により、一定以上連続してはたらいた場合には休憩時間を与えなければなりません。このルールはテレワークでも同じように適用されます。
労働基準法では、休憩時間は原則として「一斉に与えなければならない」と定められていますが労基法34条2項）、在宅ワークの場合にはそのまま適用するのは不都合でしょう。各労働者がそれぞれ適切な時期に休憩する方が合理的です。
労使協定により休憩時間については労基法34条2項を「適用除外」としておきましょう。
4．さまざまな労働時間制の導入
在宅ワークを導入する場合、原則的な労働時間制度を無理に適用すると無理が生じる可能性があります。その場合、状況に応じて以下のような特殊な労働時間を導入しましょう。
4-1．変形労働時間制
変形労働時間制は、1ヶ月単位や1年単位で労働時間を把握する制度です。
原則的な労働時間制では「1日8時間、1週間に40時間」を超えてはたらくと割増賃金が必要となりますが、変形労働時間制の場合にはこの規定が適用されません。通算して労働時間を把握するので、閑散期と繁忙期のある業種や企業でよく利用されています。
4-2．フレックスタイム制
フレックスタイム制は、清算時間（多くの場合には1ヶ月）内の総労働時間の枠内で、労働者が自分ではたらく時間を決定できる制度です。
在宅ワークで「1日8時間」という労働時間の枠内にとらわれない方が効率的な場合には、フレックスタイム制の適用が合理的となるでしょう。
4-3．事業場外のみなし労働時間制
事業場外みなし労働時間制とは、個別の労働時間の把握が困難な労働者に対して「一定時間はたらいた」とみなして労働時間や賃金を計算する制度です。
労基法38条の2第1項
労働者が労働時間の全部又は一部について事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定し難いときは、所定労働時間労働したものとみなす。ただし、当該業務を遂行するためには通常所定労働時間を超えて労働することが必要となる場合においては、当該業務に関しては、厚生労働省令で定めるところにより、当該業務の遂行に通常必要とされる時間労働したものとみなす。
この制度がよく用いられるのは、自分の裁量によって社外ではたらく営業マン。こういった労働者の労働時間を会社側が個別に把握するのは困難なので、所定労働時間の分はたらいたと「みなし」ます。実際には所定労働時間より多くはたらいている可能性もありますし、反対に少ない可能性もありますが、そういった個別の清算をしません。
テレワークの場合にも、企業側が労働者の個別の労働時間を把握するのは容易ではないので、事業場外のみなし労働時間制を導入できると便利です。
在宅ワークで事業場外のみなし労働時間制を導入するための要件を確認しましょう。
テレワークが「自宅」で行われること
事業場外のみなし労働時間制を適用するには、業務がオフィス外で行われなければなりません。在宅ワークの場合には労働者は自宅で作業するので、この要件を満たします。
ただし、ときどきは出勤してオフィス内で仕事をする場合、この制度を適用できない可能性があります。
仕事に使うパソコンが使用者の指示によって常時通信可能な状態となっていない
事業場外のみなし労働時間制を適用するには、労働者が会社から逐一指示を受けず自分の裁量で仕事をしている状況が必要です。仕事に使うパソコンについても企業側が指示を出せない状態であることが要求されます。
- パソコンは使うけれど、労働者が自由にその場所から離れてもよく通信を切断してもかまわない
- 会社から支給されて携帯電話等を使うけれど、すぐに応答しなくてよい
こういった状況を用意できれば、制度を適用しやすいでしょう。
業務の進行について、使用者の具体的な指示を受けない
事業場外のみなし労働時間制を導入するには、会社側が労働者へ具体的な指示をせず、労働者が自分の裁量で動ける状態でなければなりません。たとえば「今日は〇〇をするように」「〇〇を作成するように」「〇〇を報告するように」など具体的な指示を出す場合には制度を適用できません。
事業場外のみなし労働時間制はテレワーク導入の際に非常に有効ですが、適用できる条件は厳しくなっています。自社で導入できるかどうかわからない場合、弁護士までご相談ください。
5．就業規則を変更する
テレワークを導入の際、労務管理の変更により就業規則も変更しなければならない企業が多数です。
特に以下のような点に注意しましょう。
5-1．在宅勤務の定義
在宅勤務とされる就業場所や行われる業務内容などの定義を明らかにしましょう。
5-2．在宅勤務の対象者、適用方法
在宅勤務を適用する労働者の範囲や、従業員からの申請、それに対する企業側の許可などの基本ルールを定めましょう。
5-3．労働時間
業務開始・終了・休憩やそれらの報告方法について定めます。
5-4．給与や手当
在宅ワーカーに対する給与や時間外手当、休日手当などの賃金についての定めが必要です。
5-5．安全衛生
在宅ではたらくとしても、安全管理に対する配慮が必要です。作業環境、健康管理、作業時間や作業量などについて定めましょう。
5-6．服務規律
資料の持ち帰りや秘密保持・個人情報保護、パソコンのセキュリティーなどに関してもルールを定める必要があります。
5-7．機器・通信の費用負担
在宅勤務では通信機器の購入費や郵送費、事務用品の購入費用などがかかる可能性があります。
こういった費用負担についてもルール化しましょう。
5-8．人事評価制度
在宅ワーカーについて新たに人事評価制度を設定する場合にも、就業規則で定める必要があります。
在宅ワークの導入において就業規則やテレワーク規定の作成・変更が必要な場合、弁護士がサポートいたします。関心のある方はお気軽にご相談ください。
